Vergabeverfahren: So bringen Sie Ihr Projekt überzeugend auf den Punkt

Im Prinzip haben Sie nur eine Chance, ein passendes Angebot abzugeben. Wenn das nicht überzeugt, geht der Auftrag an jemand anderen. Natürlich gibt es unterschiedliche Vergabeverfahren mit mehreren Anhörungen und Chancen.

Aber wie viel Geduld bringt Ihr Publikum mit? Wenig. Ganz wenig. Sie müssen also den Spagat schaffen, alle relevanten Informationen zu liefern, sich dabei auch rechtlich abzusichern und mit einer komplexen Präsentation vor einem (Laien-) Publikum überzeugen.

Wie bringen Sie also am Ende Ihrer Präsentation Ihr Projekt so auf den Punkt, dass es überzeugt? Mit diesem alten Rhetorik-Tipp.

Die amplificatio: Warum Sie ohne sie Ihren Auftrag gefährden

Der alte Rhetorik-Tipp, der eine Sache eindeutig und klar, überzeugend und einprägsam darstellt, heißt amplificatio: die Steigerung eines Sachverhaltes.

Eine amplificatio arbeitet die Vor- oder Nachteile einer Sache in einer mehr als realen Deutlichkeit heraus. Das bedeutet: Sie überhöht eine Sache, um dadurch viel genauer, viel bildhafter den Kern begreiflich zu machen.

Vergessen Sie eines nicht: Zum VOF-Vergabeverfahren treten viele Konkurrenten an mit ähnlichen Projekten. Wenn Ihr Projekt sich von den anderen nur in Einzelheiten unterscheidet, wird das in einem so aufwendigen und anstrengenden Verfahren kaum auffallen.

Fazit: Sie müssen am Ende Ihrer Präsentation dem Publikum überdeutlich klargemacht haben, warum Ihr Projekt das Beste ist. Die amplificatio ist dafür das perfekte Werkzeug, denn sie verfolgt zwei Ziele: Deutlichkeit und Klarheit in Ihren Vortrag zu bringen.

Bevor Sie Ihre Präsentation ausarbeiten bzw. Ihre amplificatio entwickeln, hilft es, die Perspektive Ihres Publikums einzunehmen und sich zu fragen:

„Was könnte mein Publikum (auch Laien!) am ehesten überzeugen?“

Wie machen Sie eine amplificatio Ihres Projektes?

Es gibt zwei Arten von Steigerungen:

1. Die Steigerung des Inhalts
2. Die Steigerung der Worte, die den Inhalt ausdrücken

1. Durch Steigerung des Inhalts verleihen Sie Ihrem Projekt einzigartige Bedeutung

Klar, der Inhalt Ihrer Projekt-Präsentation ist sehr sachlich (so wie das gesamte Vergabeverfahren). Aber: Das Ende Ihrer Präsentation darf durchaus emotional werden, denn die Entscheider, die über Ihr Projekt richten, sind Menschen und keine Maschinen.

Bieten Sie ihnen etwas, das sie anspricht, das ihnen im Gedächtnis bleibt (sodass sie sich an Sie und Ihr Projekt auch noch nach der siebten Präsentation erinnern). Dazu zwei Rhetorik-Tipps:

1. Ermitteln Sie den Bedarf Ihres Publikums: Wozu brauchen sie das Projekt? Was ist der große Nutzen dahinter? Ein simples Beispiel: Eine Stadt will ihr altes Rathaus nicht sanieren, weil es praktischer wäre, sondern weil es das Image der Stadt aufwerten kann. Suchen Sie solche Bedürfnisse.
2. Transportieren Sie Ihre sachlichen Fakten mit menschlicher Emotionalität: Erwecken Sie im Publikum positive Gefühle für Sie und Ihr Projekt (die Schönheit eines Gebäudes bspw. ist sehr emotional!). Vermitteln Sie den Entscheidern das sichere Gefühl, bei Ihnen in besten Händen zu sein. Bieten Sie ihnen einen emotionalen Zusatz-Nutzen.

2. Durch Steigerung Ihrer Worte bringen Sie Leben in Ihre VOF-Vergabeverfahrens-Präsentation

Das Wichtigste ist, die Entscheider bei der Stange zu halten: Sie sollen aufmerksam zuhören, positive Gefühle zu Ihnen und Ihrem Projekt entwickeln. Das erreichen Sie durch eine kluge amplificatio der Worte, die Ihr Projekt vorstellen.

Formulieren Sie möglichst publikumsgerecht. Das bedeutet: Passen Sie Ihre Wortwahl an das Publikum, seinen Kenntnisstand, sein Alter, seine Position usw. an.

Sie sollten Anfang und Ende Ihrer Präsentation im Vorfeld formulieren und auswendig lernen. Dann treffen Sie ins Schwarze. Fragen Sie sich bei der Ausarbeitung dieser beiden Teile immer:

„Ist dies wirklich das bestmögliche Wort, das ich wählen kann?“

Wenn es ein besseres Wort gibt, das einen Sachverhalt treffender, eindeutiger, spannender ausdrückt, dann verwenden Sie’s. Die Rhetorik hat da ein paar Tipps parat, mit denen Ihre Worte nicht nur unmissverständlich, sondern auch interessant und spannend werden:

• Vermeiden Sie ausgelutschte Worte (wie „Innovation“) und wählen Sie stattdessen seltenere, einprägsamere (und aussagekräftigere) Begriffe (wie „Verwandlung“).
• Bringen Sie ein bisschen Dramatik rein: statt „schnell“ sagen Sie „rasant“, statt „gehen“ „schlurfen“. Achten Sie darauf, dass die Worte angemessen sind.
• Verwenden Sie eine Klimax, d. h. eine (meist dreiteilige) Steigerung von Worten: „gut, besser, am besten“. „Rasant, effektiv, kreativ“.
• Eine Anhäufung synonymer Begriffe ist hilfreich, um einen wichtigen Punkt wirklich deutlich rüberzubringen: „ausgezeichnet, beachtlich, beeindruckend.“

Wenn Sie erreichen wollen, dass Ihr Projekt im Gedächtnis bleibt, gießen Sie die Kernaussage Ihrer Präsentation in eine einprägsame Metapher. Durch ihre Bildhaftigkeit verankert sie Ihr Projekt im Kopf des Publikums.

Vergleiche helfen hierbei ebenfalls.

Fazit

Ein Vergabeverfahren hängt an extrem vielen Faktoren. Verhindern Sie, dass Unverständnis, Langeweile oder Vergessen hinzukommen. Ihr Publikum soll auf Anhieb Ihre Präsentation (d. h. Ihr Projekt) verstehen, genießen und sich daran erinnern – auch nach dem x-ten Vortrag.

Das erreichen Sie durch eine Steigerung Ihres Projektes zu einer für Ihre potentiellen Auftraggeber wirklich relevanten Angelegenheit. Ihre Präsentation sollte also am Ende eine amplificatio Ihres Projektes beinhalten: eine Steigerung des Inhalts und der Worte.

So kommen Sie einen Schritt schneller ins Ziel als die Konkurrenz.

Wie bestreiten Sie die VOF-Vergabeverfahrenspräsentationen? Teilen Sie uns Ihre Erfahrungen in den Kommentaren mit!

P. S.: Wie Sie mit faszinierenden Vorträgen überzeugen, können Sie in unserem neuen Rhetorik-Ratgeber nachlesen. Schauen Sie mal in die kostenlose Leseprobe rein!

Bild: Lizzy Tewordt / pixelio.de