Wie verständlich und überzeugend reden? Eine rhetorische Checkliste

Sie haben eine tolle Idee und wollen Sie im Gremium präsentieren. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie einen Vortrag halten oder es dem Vorgesetzten face-to-face vermitteln, immer tritt dasselbe Problem auf:

Sie schaffen es nicht, den Inhalt kurz und knackig auf den Punkt zu bringen, sodass er vom Fleck weg überzeugt.

Die Rhetorik hat für genau solche Situationen ein Frage-Set parat: die 7 W-Fragen – damit nur noch das gesagt wird, was wirklich wichtig ist.

Wer soll etwas tun?

Als erstes geht’s mal um die handelnde Person:

Wer soll etwas machen?

Oder:

Wer ist betroffen?

Damit präzisieren Sie Ihren Inhalt, denn alle Nicht-Betroffenen fallen weg. Das Ganze ist wichtiger als Sie vielleicht denken. Denn oftmals reden wir aneinander vorbei, weil wir gar nicht merken, für wen das alles gedacht ist.

Wenn Sie nicht eindeutig ausdrücken, um wen es geht, hat Ihr Publikum weder die Dringlichkeit noch die Effektivität Ihrer Idee vor Augen. Schließlich fehlt die Zielgruppe für Ihre Idee – und damit ist die Idee wertlos in den Augen der meisten.

Was soll getan werden?

Ähnliches Spiel wie mit dem „Wer?“: Wenn nicht eindeutig klar wird, was genau Sie tun möchten, hinterlassen Sie Ratlosigkeit. Eines der obersten Gebote überzeugender Rhetorik ist Eindeutigkeit.

Jedem, der Ihnen halbwegs aufmerksam zugehört hat, muss nachher klipp und klar wissen, was Sie tun möchten. Verklausieren Sie deshalb Ihre Maßnahmen nicht in umständlichen Sätzen. Verstecken Sie Ihre Botschaft nicht hinter tausenden Fakten irgendwo in der Präsentation.

Bringen Sie spätestens am Ende einen klaren Appell, was getan werden soll.

Wann soll es getan werden?

Sie kennen die alte Wirtschaftsweisheit:

„Zeit ist Geld.“

Es muss in Ihrer Präsentation verständlich sein, wie Sie es mit der Zeit halten:

• Wann soll es getan werden?
• Bis wann soll es abgeschlossen sein?
• Wie lange soll die Umsetzung der einzelnen Schritte dauern? (Zeitrahmen)

Apropos Zeit: Die ist auch für Ihren Vortrag zentral. Je länger Sie reden, desto eher verlieren Sie an Aufmerksamkeit. Wenn Sie direkt nach dem Mittagessen präsentieren, wird die Aufmerksamkeit schwerer zu erregen sein als direkt nach Beginn des Meetings.

Wo soll es stattfinden?

Der Ort ist ebenso wichtig. Das kann im Kleinen bspw. ein Konferenz-Raum sein. Wer nicht weiß, in welchem Raum die Besprechung stattfindet, wird Sie kaum unterstützen können.

Falls Ihre Idee oder Ihr Projekt größer greift, müssen Sie die lokalen, regionalen oder evtl. (inter-) nationalen Örtlichkeiten miteinbeziehen. So etwas umschließt klassischerweise Infrastruktur, geografische Hindernisse oder kulturelle Unterschiede.

Auch hier gilt: Finden Sie alles Wichtige raus, was für, aber auch was gegen Ihren Vorschlag sprechen könnte. Widerstände zu entkräften, ist schließlich auch eine Art der Überzeugung.

Warum soll etwas passieren?

Zentrales Problem, an dem die meisten Überzeugungsversuche scheitern:

„Warum soll ich überhaupt etwas tun?“

Erst wenn wir eine Notwendigkeit zur Handlung sehen, handeln wir. Machen Sie also jedem eindeutig klar,

• Warum gehandelt werden muss
• Warum ein solches Handeln Vorteile einbringen würde
• Welcher Nutzen für Ihr Publikum in Ihrer Idee liegt.

Gerade der letzte Punkt ist essentiell. Kaum jemand wird sich von Ihnen überzeugen lassen, wenn er keinen klaren Nutzen für sich sieht. Bieten Sie ihm einen an.

Wie soll das Ganze umgesetzt werden?

Hier sollten Sie kurz und bündig den Umsetzungsprozess skizzieren.

• Wie stellen Sie es sich vor?
• Was könnte dabei problematisch werden?
• Wer sind die Beteiligten in diesem Prozess?

Es geht um die Art und Weise, wie Sie Ihr Projekt umsetzen wollen. Das kann auch nur einzelne Teilbereiche Ihres Projektes umfassen. Sie könnten sich auf eine Sache konzentrieren, von der Sie wissen, dass sie problematisch wird: Wie wollen Sie das Geld für die Umsetzung heranschaffen?

Mit welchen Mitteln soll die Idee umgesetzt werden?

Apropos Geld. Welche Mittel sollen überhaupt eingesetzt werden? Woher stammen die? Brauchen wir Neue?

Sie sollten dabei immer die Eignung der Mittel, die Sie anwenden wollen, im Blick haben, ebenso wie das Vorhanden-Sein dieser Mittel. Wenn Ihr Unternehmen erst eine teure Maschine kaufen muss, um Ihre Idee umzusetzen, müssen Sie einen überzeugenden Grund für die Anschaffung dieser Maschine liefern.

Liefern Sie gute Argumente

• Für die Nutzung des Mittels Ihrer Wahl
• Woher Sie die Mittel nehmen wollen
• Wie Sie die Mittel beschaffen wollen
• Wie lang dieser Prozess dauern wird

Fazit

Kurz und knackig muss nicht bedeuten, mit wenigen Worten eine Sache zu sagen. Es heißt vielmehr, nur das Nötigste, was es über die Sache zu wissen gilt, zu nennen.

Die 7 W-Fragen sind eine ideale Checkliste, mit der Sie überprüfen können, ob Sie auch inhaltlich an alles gedacht haben. Damit erreichen Sie inhaltlich maximale Überzeugungskraft, jetzt muss nur noch die Vortragskunst passen. (Und wie Sie überzeugend vortragen, zeigen wir Ihnen hier.)

Bild: Tony Hegewald / pixelio.de